¿Sientes que en tu pyme el trabajo se acumula y las tareas se retrasan? La falta de organización puede frenar el crecimiento de cualquier negocio. El método Kanban es una forma visual de gestionar proyectos que te ayuda a organizar tareas, mejorar la productividad y reducir los tiempos de entrega.
En este artículo, descubrirás qué es esta metodología ágil, en qué se diferencia de Scrum y cómo aplicarla en tu pyme con herramientas como Jira.
Si quieres optimizar tu flujo de trabajo y adaptarte mejor a los cambios, sigue leyendo. Te explicaremos paso a paso todo lo que necesitas saber.
¿Qué es el método Kanban?
Kanban es un método de gestión de proyectos visual que te ayuda a organizar tareas y seguir su progreso de un vistazo.
Funciona con un tablero donde cada tarea se representa con una tarjeta. A medida que avanzas, las tarjetas se mueven por columnas como «Pendiente», «En proceso» o «Terminado». Esto te permite ver el estado de cada tarea en todo momento.
Su objetivo es evitar la acumulación de trabajo y mejorar los tiempos de entrega.
Es la combinación de dos palabras en japonés que significan «Kan» (visual) y «Ban» (tablero), siendo esta una forma de representar las tareas y ver su progreso dentro de un proyecto.
Principales elementos de Kanban
Fuente: https://www.atlassian.com/agile/kanban/boards
Si quieres empezar a trabajar con tableros Kanban en Jira, aquí tienes los conceptos clave para que te familiarices y gestiones tu proyecto como un profesional.
Tablero Kanban
Es la representación visual del flujo de trabajo. Te ayuda a organizar tareas y a ver en qué punto está cada una.
Columnas
Cada columna refleja una fase del proceso, como «Por hacer», «En proceso» o «Finalizado». Así puedes seguir el avance del trabajo de un vistazo.
Tarjetas
Cada tarea se representa con una tarjeta que incluye información como prioridad, responsable y fecha límite. Son la base del sistema Kanban.
Límite de trabajo en curso (WIP)
Ayuda a controlar cuántas tareas pueden estar activas al mismo tiempo. Limitar el trabajo en curso evita cuellos de botella y mejora la eficiencia.
Ciclo de mejora continua
Kanban no es un sistema rígido. Analizar y ajustar el flujo de trabajo te permite optimizar procesos y adaptarte a las necesidades del equipo.
Flujos de trabajo
Definen cómo pasan las tareas de una fase a otra. Tener un flujo bien definido evita interrupciones y hace que todo funcione mejor.
Carriles (Swimlanes)
Son divisiones horizontales dentro del tablero que permiten organizar tareas según criterios como prioridad, tipo de trabajo o equipo responsable. Facilitan la visualización del progreso y la asignación de recursos.
Backlog
Es la lista de tareas pendientes que aún no han entrado en el flujo de trabajo. Aquí decides qué priorizar y cuándo asignarlo.
Historias de usuario
Describen necesidades o funcionalidades desde el punto de vista del usuario. Son clave para definir bien el trabajo y cumplir objetivos.
Punto de entrega
Marca el momento en que una tarea o producto está listo para su uso. Definirlo bien evita retrasos y asegura entregas de calidad.
¿Cuál es la diferencia entre Scrum y Kanban?
La diferencia más importante entre Scrum y Kanban es que el primero es un marco de trabajo («framework») con reglas y roles definidos, mientras que el segundo es un método más flexible y adaptable.
Con Kanban, las tareas fluyen de forma continua, sin ciclos fijos. En cambio, Scrum divide el trabajo en sprints (períodos de tiempo cerrados) para fomentar la iteración y la mejora progresiva.
Existen más diferencias clave:
| Aspecto | Kanban | Scrum | |
|---|---|---|---|
| Naturaleza | Método adaptativo | Marco de trabajo prescriptivo | |
| Principios | 1. Empieza con lo que haces ahora
2. Cambio evolutivo 3. Liderazgo a todos los niveles 4. Enfoque en el cliente 5. Gestión del trabajo 6. Revisión de la red de servicios |
|
|
| Flujo de trabajo | Sistema continuo sin fechas fijas | Ciclos fijos de trabajo («sprints») | |
| Roles | No se requieren roles predefinidos, aunque pueden existir gestores de prestación de servicios o gestores de solicitudes de servicio. | Roles definidos: Product Owner, Scrum Master y equipo de desarrollo. | |
| Eventos/Reuniones | Reuniones a nivel de equipo y orientadas al servicio. | Planificación del sprint, Scrum diario, revisión del sprint y retrospectiva del sprint. | |
| Plazos y Flexibilidad | Permite agregar o modificar tareas en cualquier momento. | Los cambios solo pueden hacerse al final de cada sprint. | |
| Métricas | Tiempo de ciclo, rendimiento y trabajo en curso. | Velocidad y capacidad planificada. |
1. Flujo de trabajo
Kanban
Kanban permite que las tareas avancen de manera continua, según la disponibilidad y prioridad. No hay un tiempo límite para las entregas, lo que da flexibilidad al equipo y permite adaptarse a cambios sin interrupciones.
Para optimizar este flujo, se usan tableros visuales que limitan la cantidad de tareas en curso (Work in Progress – WIP), ayudando a reducir cuellos de botella.
Scrum
Scrum organiza el trabajo en sprints, que son períodos fijos (generalmente de 1 a 4 semanas) en los que se planifica, desarrolla y entrega un conjunto de funcionalidades.
Cada sprint tiene objetivos claros y un incremento de producto potencialmente entregable al final del ciclo. Esto permite recibir feedback constante y mejorar en cada iteración.
2. Roles
Kanban
Kanban no requiere roles específicos, aunque en algunos casos pueden existir figuras como:
- Gestor de prestación de servicios (Service Delivery Manager), que supervisa el flujo de trabajo.
- Gestor de solicitudes de servicio (Service Request Manager), que se enfoca en las necesidades del cliente.
Sin embargo, cualquier equipo puede usar Kanban sin necesidad de una jerarquía formal.
Scrum
Scrum define tres roles clave:
- Product Owner: Responsable de la visión del producto y la priorización del backlog.
- Scrum Master: Facilita el proceso Scrum, elimina obstáculos y ayuda al equipo a mejorar su desempeño.
- Equipo de Desarrollo: Encargado de construir el producto y cumplir con los objetivos del sprint.
3. Plazos y flexibilidad
Kanban
Kanban permite agregar o modificar tareas en cualquier momento, lo que lo hace ideal para entornos con demandas cambiantes o sin fechas de entrega fijas.
Scrum
Los cambios solo pueden realizarse al final de un sprint, asegurando estabilidad y enfoque durante el ciclo de desarrollo. Esto ayuda a evitar interrupciones y permite medir el progreso de manera predecible.
4. Métricas y seguimiento
Kanban
Las métricas clave en Kanban son:
- Tiempo de ciclo: Tiempo que tarda una tarea en completarse.
- Rendimiento: Cantidad de tareas finalizadas en un período determinado.
- Trabajo en curso (WIP): Número de tareas en progreso.
Scrum
Scrum utiliza métricas para medir la eficiencia del equipo y mejorar en cada sprint:
- Velocidad: Cantidad de trabajo completado en un sprint.
- Capacidad planificada: Estimación del trabajo que el equipo puede completar en un sprint.
5. Reuniones y eventos
Kanban
En Kanban, las reuniones son opcionales y suelen enfocarse en revisar el estado del trabajo y optimizar el flujo. Algunas prácticas incluyen:
- Reuniones de equipo para evaluar el progreso.
- Reuniones orientadas al servicio para mejorar la entrega de valor al cliente.
Scrum
Scrum establece reuniones estructuradas dentro de cada sprint:
- Planificación del Sprint: Se define el trabajo a realizar.
- Scrum Diario: Breve reunión diaria para sincronizar avances y detectar bloqueos.
- Revisión del Sprint: Se presenta el trabajo completado.
- Retrospectiva del Sprint: Se analizan mejoras para el siguiente sprint.
» También te puede interesar leer: ¿Qué son las metodologías ágiles y cuáles son las mejores?
¿Cuáles son las ventajas de utilizar el método Kanban?
Gestionar tareas sin desorden ni bloqueos es clave para que un equipo funcione bien. Kanban ofrece un sistema visual y flexible que ayuda a organizar el trabajo, optimizar procesos y mantener todo bajo control.
Estas son algunas de sus principales ventajas:
Mayor visibilidad del trabajo
Kanban muestra el estado de cada tarea de un vistazo. Así, es más fácil detectar bloqueos y seguir el avance del equipo.
Reducción del tiempo de entrega
Este método optimiza el flujo de trabajo y elimina cuellos de botella. Como resultado, el proceso se agiliza y los plazos se acortan.
Flexibilidad
Se adapta a cambios en las prioridades. Su estructura dinámica facilita reorganizar tareas al instante.
Mejor gestión del equipo
El sistema fomenta la colaboración y distribuye mejor la carga de trabajo. De este modo, las tareas se coordinan con mayor eficiencia y la productividad aumenta.
¿Cómo aplicar Kanban en tu empresa?
Si quieres organizar mejor el trabajo y hacer que tu equipo fluya sin interrupciones, JIRA es una gran opción para gestionar Kanban.
Su sistema de tableros te permite ver en todo momento quién está haciendo qué, detectar bloqueos y ajustar tareas sin complicaciones.
¿Qué es Jira y por qué usarlo con Kanban?
Jira es una herramienta pensada para equipos que trabajan con metodologías ágiles. Te permite estructurar tareas, asignar responsables y hacer seguimiento en tiempo real.
Lo mejor de combinar Jira con Kanban es que todo queda claro de un vistazo:
✔ Sabes siempre en qué punto está cada tarea. Nada se pierde en correos o reuniones innecesarias.
✔ Detectas cuellos de botella antes de que sean un problema. Si algo se atasca, lo ves al momento.
✔ El flujo de trabajo se adapta a lo que necesitas. No hay reglas rígidas, solo organización inteligente.
» Aquí te dejo más información sobre qué es Jira y cómo puede ayudarte.
Fuente: https://www.atlassian.com/es/
Conclusión
Si en tu pyme las tareas se acumulan, los plazos se alargan y la carga de trabajo se vuelve inmanejable, implementar Kanban puede marcar la diferencia.
Además, si usas herramientas como Jira, tendrás un control total sobre cada tarea, podrás ajustar prioridades en tiempo real y evitarás la desorganización. Lo importante no es solo adoptar Kanban, sino aplicarlo bien y adaptarlo a las necesidades de tu negocio.
Empieza con un tablero simple, define bien las fases de trabajo y ajusta el sistema a medida que avanzas. Con pequeños cambios, notarás una gran diferencia en cómo se organiza y ejecuta el trabajo en tu empresa.
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