Se habla mucho de transformación digital, de automatizar, de escalar, pero cuando llega el momento de abordar una migración de ERP, muchas empresas lo aparcan. No por falta de ganas, sino por todo lo que implica: datos, procesos, personas, decisiones.
Y sin embargo, migrar bien no solo mejora cómo trabajas, también te prepara para crecer con sistemas más ágiles, conectados y eficientes.
En este artículo, te cuento qué implica una migración de ERP, qué errores deberías evitar y qué puedes conseguir si das el paso hacia una solución como Business Central.
¿Qué es una migración de datos de ERP?
La migración de datos de ERP consiste en trasladar la información de tu sistema actual a un nuevo entorno más moderno, fiable y adaptado a las necesidades de tu empresa.
Con esto me refiero a datos clave para tu empresa como clientes, productos, facturación, contabilidad o inventario.
El objetivo es que toda esta información esté bien organizada y lista para usarse en el nuevo software, sin errores ni pérdidas.
Diferencias entre migrar e implementar desde cero
Son dos procesos muy distintos, aunque a veces se confunden.
Implementar desde cero es empezar sin datos previos. Suele hacerse cuando no usabas ningún ERP y trabajabas con hojas de cálculo o herramientas básicas.
Migrar, en cambio, implica cambiar de un sistema a otro más moderno, trasladando todos los datos anteriores como clientes, facturas, inventario, contabilidad.
Resumiendo:
Si partes de cero, es una implementación.
Si ya tienes un sistema y lo reemplazas, es una migración.
Razones para migrar tu ERP a uno más moderno
Razones hay para ello, y muchas, debido a que llega un momento en el que tu ERP ya no está a la altura. No se adapta, no crece contigo o directamente te complica más de lo que ayuda.
Estas son solo cinco, pero suelen ser las que hacen saltar la alarma:
- Obsolescencia del ERP.
- Crecimiento del negocio.
- Acceso a nuevas funcionalidades.
- Seguridad.
- Obtener datos reales y actualizados.
1. El sistema se ha quedado obsoleto
Tu ERP ya no responde como antes. Va lento, no se actualiza o directamente ha dejado de ser compatible con otras herramientas que usas en el día a día.
Si mantenerlo empieza a ser más un problema que una solución, es hora de cambiar.
2. Tu negocio ha crecido
Lo que antes servía, ahora se queda corto.
Si has aumentado plantilla, volumen de trabajo o has abierto nuevas líneas de negocio, necesitas un sistema que acompañe ese crecimiento sin poner límites.
3. Necesitas más funcionalidades
Hoy los ERPs modernos ofrecen integraciones nativas con herramientas como Microsoft 365, Power BI o plataformas de e-commerce.
Si tu sistema actual no permite automatizar procesos tareas ni conectar con otras soluciones, estás perdiendo eficiencia.
4. Buscas mayor seguridad
Los sistemas antiguos no siempre cumplen con los estándares actuales en protección de datos.
Un ERP moderno, sobre todo si está basado en la nube, ofrece actualizaciones automáticas, copias de seguridad y protocolos de seguridad mucho más avanzados.
5. Quieres tomar decisiones con datos reales
Un ERP moderno no solo gestiona operaciones: te ofrece información clara y actualizada para tomar mejores decisiones. Si tu sistema actual no te permite tener una visión completa del negocio en tiempo real, estás tomando decisiones a ciegas.
Si aún trabajas con Navision o Microsoft Dynamics NAV, es hora de dar el salto a Microsoft Dynamics 365 Business Central. – Toni Jimenez, Gerente en TCServi – Microsoft Official Partner.
Principales desafíos en una migración de ERP
Antes de pensar en todo lo que puede salir mal, es importante que tengas claro que una migración bien planificada no tiene por qué convertirse en un problema.
Eso sí, conviene saber a qué te enfrentas para evitar sorpresas.
Pérdida o corrupción de datos
Este es uno de los mayores miedos. Si los datos no se trasladan bien o se pierden por el camino, el nuevo sistema no podrá funcionar como debe. Por eso, validar la calidad de los datos antes de migrar es clave.
Interrupciones en la operativa diaria
Cambiar de ERP puede afectar al ritmo del día a día si no se gestiona bien el proceso. Por eso es fundamental planificarlo por fases, con tiempos realistas y sin improvisaciones.
Resistencia al cambio
Las personas que van a usar el nuevo sistema pueden sentirse inseguras o poco preparadas. Si no se las forma ni se las involucra, la adopción será más lenta y con más fricciones.
Falta de alineación entre negocio y tecnología
Si el nuevo ERP se configura sin tener en cuenta los procesos reales de la empresa, no funcionará como se espera. La tecnología tiene que adaptarse a ti, no al revés.
Costes ocultos
Una mala planificación puede generar sobrecostes traducidos en horas extra, retrasos, o reconfiguraciones.
Por eso, definir bien el alcance del proyecto desde el principio evita sorpresas en la factura.
Errores comunes en la migración de ERP
De los errores se aprende, sí. Pero si son ajenos, mejor.
Y aunque cada empresa es un mundo, hay fallos que se repiten una y otra vez. Y lo peor es que muchos de ellos se pueden evitar con planificación y el partner tecnológico adecuado.
Por eso, aquí te muestro cuáles son los tropiezos más habituales durante una migración de ERP.
No definir bien el alcance del proyecto
Arrancar sin tener claro qué procesos se van a migrar, quién participa o en qué plazos se trabajará, genera confusión, cambios de última hora y retrasos.
Consejo: define desde el principio el alcance, los responsables, los tiempos y los objetivos de cada fase.
No validar los datos antes de la puesta en marcha
Lanzar el nuevo ERP sin comprobar que los datos han migrado correctamente es un riesgo enorme. Lo más común es detectar los errores cuando ya se está trabajando con el sistema en marcha.
Consejo: realiza pruebas previas con casos reales y valida que toda la información esté correcta antes de la puesta en marcha definitiva.
Falta de backups y plan de recuperación
Si algo falla durante la migración y no tienes una copia segura de los datos originales, puedes enfrentarte a una pérdida irreversible de información. A veces los archivos se corrompen y no hay forma de recuperarlos.
Consejo: guarda una copia íntegra antes de migrar y ten un plan B para volver al sistema anterior si algo se complica.
Duplicidad o desactualización de registros
Si no limpias los datos antes de migrarlos, es muy probable que aparezcan duplicados o información obsoleta, sobre todo en fichas de clientes o proveedores.
Consejo: revisa y depura los datos antes de la migración: unifica formatos, elimina duplicados y actualiza los registros.
Querer replicar el sistema antiguo al 100 %
No tiene sentido cambiar de ERP para acabar haciendo lo mismo. Si tratas de replicar todo tal cual, estás perdiendo la oportunidad de mejorar.
Consejo: adapta el sistema a las necesidades actuales del negocio, no a las limitaciones del anterior. Aprovecha para optimizar.
¿Por qué necesitas un Partner tecnológico en este proceso?
¿Migrar sin apoyo experto? Si tu empresa depende del ERP para funcionar, mejor hacerlo con un buen partner tecnológico.
¿Por qué?
- Te ayuda a planificar bien el proyecto desde el principio, evitando improvisaciones, prisas y sustos de última hora.
- Adapta el nuevo ERP a tu forma de trabajar, no al contrario.
- Evita errores en la migración de datos, revisando y validando que todo esté como debe antes de arrancar.
- Acompaña a tu equipo en el cambio, con formación, soporte y respuestas cuando más se necesitan.
- Te da visión estratégica, no solo soporte técnico. Sabe cómo ayudarte a sacarle partido al nuevo sistema desde el primer día.
Microsoft Dynamics 365 Business Central es la evolución natural de Navision. Un ERP moderno, en la nube, que te permite centralizar y automatizar toda la gestión de tu empresa: finanzas, ventas, inventario, producción, envíos, atención al cliente.
Todo en una sola plataforma, conectada con herramientas como Microsoft 365 o Power BI, y preparada para crecer contigo.
Además, es flexible y se adapta a tu forma de trabajar. Puedes personalizarlo según tus necesidades, integrar otras soluciones desde AppSource y trabajar desde donde quieras, con acceso en tiempo real.
Ahora bien, ¿por qué hacer el cambio?
Si tu empresa sigue usando Navision o Dynamics NAV, seguramente ya hayas notado algunas de estas señales: el sistema se queda corto, las integraciones son limitadas y cada actualización se vuelve más complicada (y cara).
Además, desde enero de 2023, Navision ya no recibe mejoras funcionales, solo actualizaciones mínimas de seguridad hasta enero de 2028, tal como indica Microsoft en su calendario oficial de soporte.
Por lo que la realidad es que Navision ha dejado de avanzar, y mantenerlo supone frenar parte del crecimiento de tu negocio.
Con la migración a Business Central, ganas mucho más que un ERP nuevo:
- Automa y acelera los procesos diarios.
- Mejora la competitividad de tu negocio.
- Impulsa tus ventas y crecimiento.
- Aumenta el control de tus finanzas.
- Administra tu contabilidad.
- Gestiona tu inventario.
- Simplifica tu cadena de suministro, fabricación y operaciones.
- Accesibilidad en la nube.
- Acompaña tus expectativas.
Conclusión
Una migración de ERP no es un simple cambio de software. Es una oportunidad para mejorar cómo trabajas, adaptarte al presente y preparar tu empresa para lo que viene.
Con una buena planificación y el acompañamiento adecuado, puedes dejar atrás las limitaciones de sistemas antiguos como Navision y empezar a trabajar con una herramienta moderna, flexible y lista para crecer contigo.
¿Quieres que te ayudemos a dar el salto a Business Central?
En TCServi, como Partner de Microsoft, te acompañamos en cada fase de la migración de ERP. Analizamos cómo trabajas, configuramos el sistema para ti y nos aseguramos de que tu equipo lo utilice desde el primer día con soltura.
Ponte en contacto con nuestro equipo y descubre cómo podemos ayudarte.
